Koupili jste si auto nebo službu, která bude poskytována v budoucnu? Pokud ano, pak jste pravděpodobně obdrželi proforma fakturu, ať už online nebo poštou . Je to dokument používaný v mnoha firmách a stále si nejsme zcela jisti jeho účelem ani tím, kdy jej použít.
Pokud jste osoba samostatně výdělečně činná, nabízíte služby online nebo kupujete produkty či služby, měli byste vědět, co je to proforma faktura, jaké to je, kdy se používá, co ji odlišuje od běžné faktury a co z toho vyplývá pro toho, kdo vystavuje a kdo dostává jednu proforma fakturu.
Tento malý článek vám řekne vše, co o nich potřebujete vědět, takže na konci budete vědět vše, co jsme vám řekli, a některé další věci, které jsou stejně důležité.
Co je to proforma faktura?
Proforma faktura je jakýmsi návrhem běžné faktury, ale bez jakékoli účetní hodnoty.
Slouží k příslibu budoucího dodání produktu nebo služby zákazníkovi , kterému bude následně vystavena běžná faktura se stejnými údaji a množstvím uvedenými v proforma faktuře.
Jedná se o závazek prodávajícího vůči kupujícímu, že poskytne produkt nebo službu za určitou cenu.
Například: osoba v Jarandilla de la Vera hledá online auto, například SUV Nissan Juke.
Na severu Cáceres žádné nenajde a najde jeden za vynikající cenu v Alcalá de Henares v Madridu, ale nemůže okamžitě jet, nebo prodejce stále nemá vůz připraven k dodání.
Aby se zajistilo, že zákazník dostane své auto za cenu, kterou našel, zašle mu prodávající nebo prodejce proforma fakturu, která zaručuje cenu a prodej vozu.
Stručně řečeno: je to obchodní závazek.
K čemu je proforma faktura?
Mnozí si často mýlí proforma fakturu s fakturou, ale není tomu tak.
Než si trochu lépe vysvětlíme, k čemu slouží, měli byste vědět, že proforma faktura má stejnou účetní platnost jako například rozpočet nebo prodejní nabídka , tj. pro účetní účely nemá žádnou hodnotu, takže by nemělo být deklarováno žádné vystavení proforma faktury.
Slouží především k ochraně prodávajícího i kupujícího v případě změny ceny nebo k zajištění hodnoty transakce a používá se nejen při malých nákupech, ale také v mezinárodních obchodních transakcích zahrnujících obrovské množství zboží a peněz, k dokumentaci hodnoty transakcí nebo jako šablony prodejních nabídek.
Pro kupujícího to představuje jistotu, jako v předchozím příkladu, kterou bude mít jeho Nissan Juke za dohodnutou cenu, i když uběhly týdny, a v tomto období cena stoupla ... nebo poklesla. To, co pro kupujícího nepředstavuje, je záruka v případě, že se vozidlo ukáže jako vadné ... k tomu je použita běžná faktura nebo smlouva.
Musíte mít jasno v rozdílu a ať už jste prodávající nebo kupující, nikdy si nezaměňujte povinnosti a vše, co proforma faktura znamená za to, co nemá, aniž byste si to kdykoli zaměňovali s fakturou.
Co obsahuje proforma faktura
Hlavním důvodem, proč si lidé často pletou proforma fakturu s běžnou fakturou, je to, že obsahují stejné informace.
Jediný skutečný rozdíl je v tom, že proforma faktura musí v názvu dokumentu jasně a viditelně obsahovat název „PROFORMA “ a může, ale nemusí být číslována nebo stránkována jako faktury.
Údaje, které musí proforma faktura obsahovat, jsou následující:
- Název musí mít název „proforma faktura“, jasně a dobře viditelný
- Datum vystavení proforma faktury
- Podrobnosti poskytovatele:
- Obchodní název nebo název společnosti
- CÍN
- Kontakt
- DIČ Společenství
- Údaje o zákazníkovi:
- Celé jméno nebo název společnosti
- NIF, DNI nebo NIE
- Kontakt
- Jasný a podrobný popis zboží nebo služeb, objasňující množství nebo jednotky produktu
- Jednotková cena, celková cena a / nebo měna, ve které se transakce provádí (rá)
- Pojištění, doprava, doplňky atd.
- Počet balení, hrubá hmotnost, netto a objem
- Platební metoda a podmínky
- Datum platnosti dokumentu
U mezinárodních transakcí, kdy se nejčastěji používají:
- Daňové identifikační číslo (v případě komunitárních operací)
- Odkaz na objednávku
- Původ zboží
- Dopravní prostředky
- Datum platnosti dokumentu
Není také nutné, aby obsahovala podpis nebo razítko společnosti, pokud klient nepožádá o razítko proforma faktury.
Jaká je platnost proforma faktury?
Došlo k problému ohledně platnosti proforma faktury.
Jednoduše proto, že jeho platnost, jak jsme již zmínili, nepřesahuje rámec informativního charakteru nebo obchodní nabídky, jako je rozpočet nebo prodejní nabídka zaslaná klientovi nebo potenciálnímu klientovi.
Neslouží jako doklad o zaplacení ani jako požadavek na cokoli související s fakturou nebo jako účetní doklad.
K čemu to tedy je? Platí pouze jako příslib respektovat cenu produktů nebo služeb během doby platnosti uvedené v proforma faktuře.
Nemá žádnou jinou platnost jakéhokoli druhu a používá se častěji v mezinárodních transakcích v rámci Evropské unie i mimo ni, i když se mění pouze název dokumentu.
Kdy můžete použít proforma fakturu?
Ačkoli jeho hlavním využitím je slib dodání produktu nebo služby , není to jediné, které má, a to pro praktické, neprávní účely.
Představte si, že si nejste jisti údaji klienta, například vám chybí ID osoby a její fiskální adresa a nemůžete s klientem komunikovat, ale musíte klientovi zaslat dokument, i když vás požádal o fakturu .
Protože z praktických důvodů nemá žádnou platnost, můžete jej použít jako koncept.
Zašle jej vašemu klientovi nebo jej jako klient obdržíte s „nepravdivými“ nebo ukázkovými údaji, a pokud se oba shodnou, klient pošle jejich správná data, přijme ceny a množství a související výdaje, pak nyní ano, můžete vytvořit konečnou normální fakturu.
Jinými slovy, kromě toho, že slouží jako příslib dodání, je to také návrh, jak se vyhnout „používání“ běžných faktur , což, jak dobře víte, nelze jen tak vystavit bezdůvodně.
Pokud faktury proforma nepoužíváte, měli byste jim toto použití poskytnout. Jste-li klientem, můžete požádat o úsporu času pro případ, že byste si chtěli lépe promyslet možný nákup nebo uzavření smlouvy o službách nebo produktech.
Dodavatel nebo společnost může také použít proforma fakturu k nákupu času, pokud jim dojdou běžné faktury. Mohou vám zaslat proforma fakturu jako závazek, že konečná faktura bude doručena, jakmile ji obdrží, aby při opětovném obdržení běžných faktur nebyli ovlivněni případnými cenovými výkyvy zakoupených produktů nebo služeb.
Několik příkladů, kde vám budou sloužit proforma faktury
Ačkoli jsme zmínili pouze některá použití proforma faktury, slouží vám opravdu k více věcem, než si dokážete představit.
Dáme vám několik příkladů, kde budou proforma faktury velmi užitečné:
1.-Mezinárodní zásilky
Proforma faktury obvykle používají celní orgány v rámci Evropské unie i mimo ni k zobrazení hodnoty zboží, které má být přepraveno.
2. - Dotace a granty
Některé granty, například ty, které jsou poskytovány novým nezávislým pracovníkům, vyžadují investování určitých částek do podnikání. K jejich odůvodnění můžete předložit proforma fakturu.
3. - Ve finančních operacích
Když někdo požaduje půjčku, ať už jde o společnost nebo jednotlivce, je osoba nebo společnost povinna provést určité investice a zdůvodnit to jako záruku nebo záruku, jsou předloženy příslušné proforma faktury.
4.- Jako systém sekcí
Některé firmy používají tento dokument k „oddělení“ určitých produktů. Například pokud zákazník nemá dostatek peněz nebo dodavatel nemá k dispozici jednotku, může sloužit jako systém vynětí z produkce za účelem ochrany volatility produktu.
5.- Nabídka prodeje
Nakonec jsme to zmínili, ale je to další použití: nabídka prodeje. Můžete posílat prodejní nabídky ve formě proforma faktury za zvýhodněnou cenu, než jakou nabízíte ostatním, a tímto způsobem se zavazujete respektovat cenu v nabídnutém termínu.
Závěr
Proforma faktura je zárukou, že cena bude platná po dobu, kterou stanoví, a nemá žádnou účetní ani jinou platnost; je to pouze slib. Můžete ji však použít jako návrh a pro mnoho dalších účelů, včetně mezinárodních transakcí, zejména v celnictví, a to jak v rámci Evropské unie, tak i mimo ni.