Digitální administrativa již není věcí budoucnosti: je každodenní realitou tisíců podniků, které ve Španělsku vystavují faktury, a v této souvislosti se Verifactu stalo hlavním protagonistou díky svému přímému dopadu na způsob, jakým je fakturace zaznamenávána a kontrolována.
Verifactu je více než jen specifická aplikace, ale standard, který nově definuje elektronickou fakturaci z pohledu daňové kontroly: neměnné záznamy, posílená sledovatelnost a v případě volby i odesílání dat finančnímu úřadu téměř v reálném čase.
Co je Verifactu a co přesně reguluje?
Verifactu byl vytvořen v souladu s nařízením o počítačových fakturačních systémech (SIF), které provádí zákon o boji proti podvodům. Jeho cílem je zajistit, aby fakturační software zaručoval integritu, uchování, sledovatelnost a neměnnost každého fakturačního záznamu, a to včetně QR kódu pro ověření.
Systém zahrnuje dvě možnosti: Verifactu (systém automaticky odesílá záznamy španělskému daňovému úřadu (AEAT), který je následně převezme do úschovy) a non-Verifactu (software uchovává záznamy se všemi nezbytnými technickými zárukami: integritou, sledovatelností a dalšími kontrolami). V obou případech je klíčové, že záznam nelze smazat ani změnit bez zanechání stopy.
Důležité: Odesílání záznamů španělskému daňovému úřadu (AEAT) je spojeno se systémem Verifactu . Nejedná se o starý systém účetních knih v reálném čase a neměl by být zaměňován s jinými již existujícími reportingovými povinnostmi.
Klíčová data a koho se to týká
Harmonogram je nyní stanoven a vyžaduje plánování dopředu. Na jedné straně měli výrobci softwaru čas do 29. července 2025 na to, aby nabídli programy, které jsou v souladu s nařízením. Na druhou stranu bude povinnost pro daňové poplatníky zavedena ve dvou fázích: pro korporace (daň z příjmu právnických osob) od 1. ledna 2026 a pro osoby samostatně výdělečně činné od 1. července 2026.
Kdo je zahrnut a kdo ne? Nařízení se vztahuje na společnosti a profesionály, kteří používají fakturační software . Vyloučeni jsou ti, kteří fakturují ručně, a ti, na které se již vztahují jiné specifické rámce, například ti, kteří podléhají zvláštním daňovým režimům (Baskicko a Navarra) , nebo některé subjekty, které jsou povinny používat systém SII (Immediate Supply of Information), ale již mají svůj vlastní systém pro dodávání informací.
QR kód, ověřování a jak to bude fungovat v každodenním provozu
Každá faktura musí obsahovat QR kód pro usnadnění jejího ověření. Tento kód poskytuje přístup k informacím o záznamu a umožňuje ověřit, zda byl záznam odeslán španělskému daňovému úřadu ( zelený status), zda patří do kategorie non-Verifactu ( žlutý status ) nebo zda se nejedná o fakturační záznam ( šedý status ).
V praxi se proces vystavení výrazně nemění: když je faktura vygenerována kompatibilním programem, automaticky se vytvoří nezměnitelný záznam . Pokud systém pracuje v režimu Verifactu, bude tento záznam odeslán španělskému daňovému úřadu (AEAT) v reálném čase nebo téměř v reálném čase; v opačném případě jej systém uloží s požadovanými kontrolami.
Způsoby, skladování a technické zabezpečení
S možností Verifactu ukládá a chrání záznamy španělský daňový úřad (AEAT); společnost tak těží z vylepšené podpory a menších požadavků na místní zabezpečení. U možnosti bez Verifactu musí poskytovatel softwaru a uživatel zavést vylepšená bezpečnostní opatření (např. protokolování událostí a kontroly podpisů, kde je to relevantní), aby byla zajištěna integrita a sledovatelnost.
V obou scénářích musí software zajistit postupné číslování, zapečetění, neměnnost a nemožnost smazání dat bez důkazů. To je základní kámen, který eliminuje starý software s dvojím použitím.
Vztah k elektronické fakturaci B2B a fakturám (B2G)
Je důležité rozlišovat mezi různými předpisy, aby se předešlo nejasnostem. Verifactu reguluje software a fakturační záznamy (zákon proti podvodům). Elektronická fakturace B2B , propojená se zákonem Create and Grow, reguluje formát dokumentů mezi společnostmi a čeká na specifický regulační vývoj.
Kromě toho se jednání s veřejnou správou řídí standardem Facturae (B2G) , což je zavedený standard XML, který je zcela oddělen od lhůt Verifactu. Stručně řečeno, typ odeslaného dokumentu (B2B/B2G) a software použitý k jeho generování a registraci (Verifactu) jsou odlišné, ale koexistující procesy.
Dostupné nástroje: softwarové možnosti a bezplatná aplikace
Španělský daňový úřad (AEAT) nabízí od října osobám samostatně výdělečně činným s jednoduchými potřebami bezplatný nástroj pro vystavování faktur kompatibilní se systémem Verifactu. Je užitečný jako výchozí bod, i když ve srovnání s profesionálními řešeními může mít omezení, pokud jde o objem nebo funkčnost .
Pro malé a střední podniky a složitější organizace se doporučuje zvolit fakturační software nebo ERP , který je již přizpůsoben předpisům, integruje QR kód, spravuje opravné a zjednodušené faktury bez narušení pořadí a v případě potřeby umožňuje automatické odesílání záznamů do AEAT (Španělského daňového úřadu).
Důsledky nedodržování předpisů a sankční režim
Systém sankcí je přísný. Dodavatelé , kteří vyrábějí nebo prodávají software, který není v souladu s předpisy, čelí pokutám až do výše 150 000 EUR ročně . Pouhé držení nebo používání programů, které nezaručují neměnnost, daňovým poplatníkem může vést k pokutě 50 000 EUR ročně.
Z pohledu uživatele včasné dodržování předpisů nejenže zabraňuje sankcím, ale také poskytuje právní jistotu a buduje důvěru s klienty, dodavateli a samotnou správou.
Jak se připravit na přechod: praktické kroky
S blížícími se termíny je moudré vypracovat jednoduchý a realistický plán. Klíčem je vybrat vhodný software a otestovat ho dříve, než se v roce 2026 stane povinným.
- Interní pilotní projekty s běžnými, opravnými a zjednodušenými fakturami pro ověření číslování a QR kódů.
- Dokumentované postupy vydávání, storno, dobropisy a vedení záznamů.
- výcvik osobám, které vystavují a kontrolují faktury; určete odpovědné osoby.
- Důkazy a manuály archivovány za účelem splnění auditů nebo požadavků.
Pokud chcete využít programů podpory, jako je Digital Kit , hledejte řešení, která zahrnují jak elektronickou fakturaci (pokud je to relevantní), tak i Verifactu, abyste nemuseli provádět dvě migrace ani platit dvakrát.
Dopad na území: dny a často kladené otázky
Očekávání je patrné z regionálních iniciativ, které plní auditoria. Ve městech jako Zamora a Palencia se konaly workshopy se stovkami účastníků, kde byl krok za krokem vysvětlen fungování systému, termíny a dostupné bezplatné a profesionální možnosti.
Nejvíce uklidňující zprávy jsou jasné: firmy musí být připraveny do 1. ledna 2026 a osoby samostatně výdělečně činné do 1. července 2026; pro jednoduché scénáře existují bezplatné nástroje od španělského daňového úřadu (AEAT); a odesílání záznamů v reálném čase je specifické pro systém Verifactu, nikoli univerzální povinnost.
Ti, kteří již používají fakturační software, by si měli u svého poskytovatele ověřit, zda nainstalovaná verze splňuje požadavky (QR kódy, odolný design a sledovatelnost). Pro ty, kteří stále fakturují ručně, bude přijetí představovat kulturní posun , ale také příležitost k profesionalizaci procesů a snížení chyb.
Všechno naznačuje, že se Verifactu stane základním kamenem transparentnější a sledovatelnější fakturace . Příprava předem, výběr správného softwaru a procvičování v reálných situacích vám umožní hladce a se vším všudypřítomným dodržovat termíny.
