Být OSVČ není snadné. Potřebujete spravovat mnoho věcí najednou, nejen to, co děláte, ale také fakturaci, účetnictví, marketing, digitální bezpečnost atd. Před lety, kdy internet nebyl tak rozšířený, to bylo jednodušší, ale nyní potřebujete digitální viditelnost, abyste získali více zákazníků. A aby toho bylo dosaženo, může používání základních digitálních nástrojů pro freelancery znamenat rozdíl mezi tím, zda se vám podaří vše udělat, nebo zda zůstanou v chaosu.
Počkejte, nevíte, které nástroje by se vám mohly nejvíc hodit pro různé věci, které musíte dělat ? Nebojte se, dáme vám všechny klíče, abyste neměli žádné problémy. Začneme?
Základní digitální nástroje pro freelancery v oblasti fakturace a účetnictví
Musíme začít tím, že vás upozorníme. Digitální fakturace bude brzy spuštěna. Co to znamená? Již nebudete moci zákazníkům posílat faktury ve formátu PDF ; budou muset být vytvořeny specifickým způsobem a ve specifickém formátu.
Podle online dat musí od 1. července 2025 začít tyto faktury používat osoby samostatně výdělečně činné a společnosti s ročním obratem vyšším než 8 milionů eur. Zbytek má dva roky od zveřejnění předpisů, ale lhůta pro vydávání elektronických faktur je rok 2027.
To vše vyplývá ze zákona 18/2022 o zakládání a růstu společností (známého jako zákon o zakládání a růstu).
S ohledem na to byste se měli ujistit, že nástroje, které doporučujeme, splňují předpisy. A co jsou to za nástroje? Následující:
Jednou z prvních možností je Quipu . Je to jeden z nejoblíbenějších nástrojů, které freelanceři používají k vytváření rozpočtů, faktur a zaznamenávání výdajů. Umožňuje vám také podávat daňová přiznání a spravovat účetnictví. Není to zdarma, ale někdy se vyplatí mít vše na jednom místě a snáze to spravovat.
Dalším známým účetním nástrojem je Holded, který nabízí fakturaci, účetnictví, CRM, správu zásob a projektový management. Je ideální pro ty, kteří mají více klientů nebo potřebují automatizovat úkoly, jako jsou například připomenutí plateb.
A konečně je tu Factura Directa, která se zaměřuje na poskytování jednoduchého nástroje pro freelancery, který umožňuje vytvářet cenové nabídky a faktury. Znalosti účetnictví sice nejsou nezbytně nutné, ale je užitečné je mít určité znalosti, zejména pokud jde o daně.
Nástroje pro správu úkolů a produktivitu
Být OSVČ znamená tvrdě pracovat, a to nejen v tom, co děláte, ale také v řízení svého podnikání. A to neznamená, že si můžete prodloužit den na 48 hodin místo 24. Proto jsou digitální nástroje pro správu úkolů nebo zvýšení vaší produktivity efektivní.
V tomto případě doporučujeme Trello , jeden z nejlepších nástrojů pro vizualizaci všeho, co potřebujete udělat, ať už denně, týdně nebo měsíčně. Je zdarma a je určen pro freelancery, konzultanty a další osoby samostatně výdělečně činné.
Pokud se vám tento nelíbí, můžete vyzkoušet Notion. Je podobný předchozímu, je to správce úloh, ale také poskytuje pracovní prostor, kde můžete vytvářet databáze, seznamy klientů, kalendář, psát obsah a další.
Na druhou stranu, pokud hledáte něco jednoduššího, co vám jednoduše zorganizuje denní úkoly, stanoví jejich priority a synchronizuje je s kalendářem, Todoist by mohl být řešením, na které jste čekali.
Nástroje pro komunikaci a vedení schůzek
V tomto okamžiku už pravděpodobně nějaké nástroje máte. Ale chceme vám říct o třech z nich. Prvním je Zoom . Začal jako jednoduchá platforma pro videohovory, ale také vám umožňuje nahrávat, pořádat schůzky s klienty nebo více lidmi online, sdílet obrazovku a další. To vše je výhodné pro freelancery, protože poskytuje univerzální nástroj pro online komunikaci s klienty. Mějte však na paměti, že bezplatná verze omezuje délku videohovorů.
Na druhou stranu je tu Google Meet , který se objevil krátce po Zoomu, i když už existoval, protože už byla k dispozici možnost videohovorů (jen se jmenoval jinak). Je méně používaný, ale stejně efektivní jako Zoom a nemá omezení počtu hovorů, které můžete uskutečnit.
Posledním nástrojem, který doporučujeme, je Teams . Je to nejrozšířenější nástroj v profesionálové i firmách, který umožňuje skupinové videohovory, chaty, sdílení dokumentů a další, takže je to také dobrá volba. Mezi individuálními klienty však nemusí být tak rozšířený.
Nástroje pro řízení času a kontrolu času
Prokrastinace je jedním z největších problémů nejen pro osoby samostatně výdělečně činné, ale pro všechny pracující. A splnění všech úkolů, které si na den stanovíte, nezávisí na tom, zda v nich budete dobří, ale na tom, zda si svůj čas vhodně naplánujete.
Abychom vám s tím pomohli, doporučujeme vám do denní rutiny začlenit nástroj, jako je Toggl Track . Tato aplikace používá stopky ke sledování, kolik času věnujete každému úkolu nebo klientovi, což vám umožní lépe vypočítat rozpočty a pracovní dobu.
Na druhou stranu máte Clockify , který zavádí kontrolu času a také řízení projektů.
Marketingové a zviditelněné nástroje
Dnes potřebujete online prezentaci, abyste si našli klienty. A k tomu potřebujete nástroje, které vám s tím pomohou. Jedním z takových nástrojů je Canva , která vám umožňuje vytvářet obrázky pro vaše faktury, příspěvky na sociálních sítích, bannery a další.
Také potřebujete nástroj pro e-mailový marketing. Nejznámější jsou Mailchimp a ActiveCampaign . Ve srovnání s jinými možnostmi jsou ale drahé, zvláště pokud s marketingem teprve začínáte. Pokud je to váš případ, zvažte například Brevo, které je jednou z nejoblíbenějších voleb mezi freelancery a osobami samostatně výdělečně činnými.
A konečně, pro správu sociálních médií můžete použít Metricool nebo něco podobného. Mějte však na paměti, že sociální sítě někdy nenabízejí tolik viditelnosti příspěvků, pokud je spravujete pomocí nástrojů třetích stran, ve srovnání s používáním vlastních nástrojů. V tomto smyslu můžete tyto nástroje použít ke správě své přítomnosti na sociálních médiích a prohlížení přehledů. Pro plánování však doporučuji používat nástroje samotných sítí.
Nástroje pro digitální bezpečnost
Mít nástroje, které vám pomohou vyhnout se problémům, jako je ztráta hesel, přístup k citlivým datům nebo dokonce legální podepisování smluv či rozpočtů, je vždy dobrý nápad.
Například máte DocuSign , což je právně platný nástroj pro podepisování akceptovaný španělským právem.
Na druhou stranu existuje Bitwarden , bezplatný a bezpečný správce e-mailů doporučovaný experty na kybernetickou bezpečnost. Pro šifrované e-maily (pro e-mailový marketing) můžete použít ProtonMail, který má servery ve Švýcarsku a používá se především tehdy, když potřebujete odesílat důvěrné informace.
Pro freelancery existuje mnoho dalších nezbytných nástrojů. Doporučujete nějaké?