Pokud pracujete na volné noze nebo vedete firmu, jistě to víte. Účtenky si bezpodmínečně musíte uschovat. roky. Ale když začnete hromadit papíry ve složkách a krabicích, vyvstanou pochybnosti: Co mám dělat se všemi těmito dodacími listy? Jsem také povinen si je uchovávat?
Mnoho podniků, zejména v odvětvích, jako je pohostinství, maloobchod nebo logistika, je denně obklopeno dodacími listy. Oddělte, které dokumenty je nezbytné uchovat a které lze bezpečně zničit Je to klíčové pro vyhnutí se sankcím, získání prostoru a udržení pořádku v účtech. Podívejme se na to klidně a na jasných příkladech.
Co přesně je dodací list a k čemu slouží?
Dodací list je v podstatě obchodní dokument, který zaznamenává, že zboží bylo dodáno nebo služba poskytnuta mezi dvěma stranami. Neprokazuje platbu, ale dodání: dodavatel prokazuje, že zákazník obdržel to, co bylo dohodnuto.
Normálně Dodací list se vystavuje v okamžiku dodání zboží nebo dokončení služby.Před vygenerováním faktury doručovatel nebo dodavatel předloží objednávku, zákazník ji zkontroluje a podepíše, pokud je vše v pořádku. Tento podepsaný dokument slouží jako doklad o doručení.
V operacích zahrnujících dopravní nebo kurýrní společnost, Dodací list slouží také jako podpůrný dokument v případě případných reklamací.: umožňuje prokázat, že balík dorazil na místo určení a byl převzat příjemcem nebo osobou, která jej podepsala.
I když se to může zdát jako „malý“ dokument, Dodací list má velký provozní a právní význampomáhá předcházet sporům ohledně dodaného množství, nesprávných produktů, nedostatku zboží nebo poškození při přepravě.
Z daňového a účetního hlediska dodací list nikdy nenahrazuje fakturu.Není užitečný pro odpočet DPH, ani pro doložení příjmů nebo výdajů finančním úřadům, ani pro formální zaznamenání transakce v účetních záznamech.
Informace, které musí dodací list obsahovat, aby byl platný
Dodací list sice nemá daňovou platnost, ale může mít důkazní a záruční platnostza předpokladu, že shromažďuje řadu minimálních údajů, které jasně identifikují operaci.
Aby byl dodací list platný užitečné v případě potenciálních reklamacíObvykle zahrnuje minimálně následující prvky:
- Místo a datum vydání z dodacího listu, zařadit operaci do času a geograficky.
- Identifikační kód nebo číslo dokumentu, což umožňuje jeho propojení s následnou fakturou a dalšími interními dokumenty.
- Identifikační údaje odesílatele a příjemce (jméno nebo název společnosti, NIF/CIF, adresa nebo dodací adresa).
- Místo a datum dodání zboží nebo poskytování služby.
- Podrobný popis produktů nebo služeb: reference, množství, jednotky, základní charakteristiky atd.
- Podpis a případně pečeť příjemce, které prokazují, že dodávka byla uskutečněna a že zákazník je v daném okamžiku spokojen.
V mnoha případech šablony dodacích listů obsahují také pole pro pozorování nebo incidenty (například pokud jsou poškozené nebo chybějící balíky nebo se vyskytne jakákoli jiná anomálie), což je velmi užitečné, když chcete zaznamenat, že zboží nedorazilo v perfektním stavu.
Cenný dodací list a necenný dodací list: klíčové rozdíly
Jedním z nejdůležitějších rozdílů mezi dodacím listem a fakturou je, že Uvádět cenu produktů nebo služeb na dodacím listu není povinné.To vede ke dvěma poměrně běžným modalitám:
Pokud dokument obsahuje jednotkovou cenu každé položky, případné slevy, DPH a celkové náklady transakce, mluví se o tom, cenný dodací listV obchodních vztazích je běžné, že dodavatel chce, aby zákazník od samého začátku viděl cenu dodaného zboží.
Pokud se však objeví pouze reference, popis a množství produktů nebo služebBez jakýchkoli ekonomických čísel čelíme dodací list bez ocenění nebo bez oceněníTento typ se často používá, když chcete zabránit třetím stranám v zobrazení cen (například při dodávkách do maloobchodních prodejen).
V obou případech je klíč stejný: Žádný dodací list, ať je jakkoli podrobný, nemá žádné daňové důsledky.I když ceny existují, neslouží jako faktura a samy o sobě nezakládají povinnost přiznat DPH ani ji zaznamenat jako příjem nebo náklad.
Postava „dodací list – faktura“Jeden dokument, který slouží zároveň jako dodací list a faktura. V těchto případech, pokud dokument splňuje všechny zákonné požadavky na fakturu, Ano, bude mít plnou daňovou platnost. a je jako takový uchováván a zaznamenáván.
Klíčové rozdíly mezi dodacím listem a fakturou
Abyste se vyhnuli nejasnostem, je nejlepší být jasný hlavní rozdíly mezi dodacím listem a fakturouProtože, ačkoliv obvykle jdou ruku v ruce, každý z nich plní v rámci nákupního a prodejního cyklu jinou funkci.
Za prvé, Faktura je povinný dokument s právní a daňovou platností.I když dodací list není v obchodní transakci ze zákona vyžadován, je to faktura, která slouží jako doklad o ekonomické transakci a používá se pro daňové účely.
Za druhé, Pouze faktura odůvodňuje platbu a umožňuje vám odečíst DPH nebo zaznamenat výdaj či příjemDodací list pouze potvrzuje, že došlo k dodání nebo poskytnutí služby, ale neprokazuje, že došlo k odpovídající platbě nebo inkasu.
Další zásadní rozdíl se týká obsahu: Každá faktura musí obsahovat cenu, příslušnou sazbu DPH, zdanitelné částky a celkovou splatnou částku.Naproti tomu dodací list může, ale nemusí obsahovat ceny, v závislosti na tom, zda se jedná o hodnotný nebo nehodnotný dodací list.
Dále z hlediska archivace a formálních povinností, Faktura musí být uchovávána po určitou zákonnou dobu.Zatímco dodací list v zásadě tuto obecnou povinnost nemá… s výjimkou určitých případů, které brzy uvidíme.
Obecná povinnost uchovávat faktury a další dokumenty
Než se pustíme do konkrétní povinnosti uchovávat dodací listy, je důležité si uvědomit, jak to funguje. uchovávání faktur a účetní a daňové dokumentace ve ŠpanělskuZde vstupuje do hry obchodní zákoník, obecný daňový zákoník a předpisy o DPH.
Na jedné straně článek 30 Obchodní zákoník Uvádí se v něm, že zaměstnavatelé musí uchovávat knihy, korespondenci, dokumentaci a podpůrné dokumenty související s jejich podnikáním, řádně objednané, během alespoň šest let od posledního provedeného účetního zápisu.
Na druhé straně Obecné daňové právo obecně stanoví 4letá promlčecí lhůta aby daňové úřady mohly ověřovat a kontrolovat daně. To znamená, že pro striktně daňové účely musí být faktury a podpůrné dokumenty týkající se daní uchovávány alespoň po tuto dobu.
Předpisy o DPH, konkrétně článek 165 zákona o DPH a článek 29.2.e) obecného daňového zákona, vyžadují, aby podniky a živnostníci vystavovat, doručovat a uchovávat faktury a účtenky jejich operací během promlčecí lhůty pro daňové účely. To se týká jak vystavených, tak i přijatých faktur.
V praxi se uplatňuje nejpřísnější standardní kritérium: Pokud má dokument obchodní a daňový význam, uchovává se po dobu nejméně šesti let.Kromě toho existují zvláštní případy (investiční statky, kompenzace záporných daňových základů, operace s investičním zlatem atd.), u kterých lze lhůty prodloužit na deset let i více.
Je povinné uchovávat dodací listy?
Klíčová otázka je: Vztahuje se povinnost uchovávat dokumenty i na dodací listy? Odpověď obecně zní, že neexistuje žádná tak striktní právní povinnost jako v případě faktur, ale existují důležité nuance.
Obecně řečeno, Dodací listy nejsou dokumenty s fiskální platností. a nejsou výslovně uvedeny mezi podpůrnými dokumenty, které je podle předpisů nutné uchovávat po dobu 4 zdaňovacích let nebo 6 hospodářských let. Pokud se tedy podíváme pouze na zákon, Není povinné je vždy dodržovat..
Existuje však jeden velmi specifický případ, kdy se dodací list stává stejně důležitým jako samotná faktura. Daňový úřad jasně uvedl, že pokud faktura podrobně nepopisuje provedené operace a výslovně odkazuje na obsah dodacího listu, pak se tento dodací list považuje za podstatnou součást faktury.
V tom případě, Ano, je povinné uchovávat dodací list spolu s fakturou., po stejnou dobu a se stejnými zárukami integrity, čitelnosti a přístupnosti pro Správu.
Jinými slovy, Nemusíte automaticky uchovávat všechny dodací listy.Jste však povinni uchovávat ty, na které jsou ve fakturách odkazovány, aniž byste reprodukovali jejich obsah, protože bez nich by faktura byla z pohledu finančních úřadů neúplná.
Úloha dodacích listů v běžných fakturách
V běžné faktury (ty, které dokumentují jednu transakci k určitému datu), je obvyklé, že Samotná faktura by měla podrobně popisovat fakturované zboží nebo služby.Reference, množství, ceny, základy, daně… vše v jednom dokumentu.
V těchto situacích se může stát, že byl již dříve vystaven dodací list prokazující doručení, ale pokud konečná faktura tento dodací list neuvádí nebo pouze reprodukuje jeho informace v plném rozsahuNeexistuje žádná konkrétní zákonná povinnost uchovávat předchozí dokument.
Proto se mnoho firem rozhodne Dodací listy běžných faktur zničte, jakmile se ověří, že se shodují s přijatou fakturou. a že neexistují žádné nesrovnalosti v množství, produktech nebo cenách.
Z hlediska interního řízení a kontroly to však může být praktické Dodací listy si dočasně uschovejte, dokud nepotvrdíte, že neexistují žádné reklamace. žádné problémy se zákazníkem nebo dodáním, zejména v odvětvích, kde jsou běžné vrácení zboží.
Stručně řečeno, u běžných faktur: Pokud faktura neodkazuje na dodací list nebo neobsahuje všechny jeho informace, můžete se bez dodacího listu obejít. jakmile je transakce uzavřena a bez konfliktů.
Souhrnné faktury a povinnost uchovávat dodací listy
Scénář se změní, když souhrnné fakturyTyto faktury jsou velmi běžné v obchodních vztazích s častými dodávkami. Seskupují se více transakcí provedených se stejným klientem v rámci stejného kalendářního měsíce, namísto vystavení faktury za každou dodávku.
Souhrnné faktury se téměř vždy spoléhají na vystavení předchozích dodacích listůkteré dokumentují každou dodávku zboží nebo každou poskytnutou službu. Na konci měsíce je vystavena jedna globální faktura shrnující tyto transakce.
Podle daňového úřadu mohou při používání souhrnných faktur nastat určité problémy. dvě velmi jasné situace:
- Že souhrnná faktura Uveďte podrobný popis obsahu všech dodacích listů.Popisy produktů, množství, dodací lhůty atd. V tomto případě již dodací listy nejsou jako daňový doklad nutné, a proto Mohly být zničeny bez porušení předpisů.
- Že souhrnná faktura Stačí uvést čísla nebo kódy na dodacích listech.Nereprodukujte však informace, které obsahují (ani produkty, ani množství, ani konkrétní data). Zde se věci zcela mění.
V tom druhém případě, Ano, je povinné uchovávat dodací listy přiložené k faktuře.Důvod je jednoduchý: předpisy vyžadují, aby faktura popisovala transakce, a pokud je tento popis obsažen v dodacích listech, dodací listy se stávají neplatnými. nezbytnou a nedílnou součástí faktury.
V praxi to znamená Účetní spis souhrnné faktury, která uvádí pouze dodací listy, není úplný, pokud tyto dokumenty nejsou zároveň uchovávány.Jakákoli daňová kontrola by od nich mohla vyžadovat ověření podrobností transakcí.
Dodací listy v pohostinství a cateringu
V restauracích, barech, hotelech a dalších pohostinských zařízeních, Hromadění dodacích listů je každodenní záležitostí.Každá dodávka produktů (potraviny, nápoje, spotřební materiál atd.) je obvykle doprovázena odpovídajícím podepsaným dodacím listem.
V tomto odvětví je velmi běžné, že dodavatelé vydávají periodické faktury (týdenní nebo měsíční) souhrnné povahyTyto faktury sdružují řadu dodávek doložených dodacími listy. Proto jsou pravidla, která jsme probrali ohledně souhrnných faktur, obzvláště důležitá.
Pokud faktury od vašich dodavatelů pohostinství Zahrnují podrobnosti o každém produktu, množství a datu dodání.Po ověření shody se můžete obejít bez dodacích listů. Pokud jsou však faktury omezeny na uveďte čísla dodacích listů nebo proveďte obecné shrnutíKe každé faktuře musíte uchovávat dodací listy.
Také stojí za to si připomenout, že když dodací list doplňuje fakturu, vztahuje se na něj stejná doba uchovávání komerčních údajů: alespoň 6 let dle obchodního zákoníku, počítáno od posledního zápisu v účetnictví týkajícího se dané operace.
Z praktického hlediska se mnoho restauračních podniků rozhodne digitalizovat dodací listy a fakturypoužívání programů pro fakturaci a správu dokumentů, které umožňují skenovat nebo přijímat dokumenty v elektronické podobě a archivovat je uspořádaným a přístupným způsobem.
Lhůty a způsob uchovávání dodacích listů, které jsou povinné
Když se ocitneme v situaci, kdy se dodací list stane součástí faktury (protože faktura na něj odkazuje a nereprodukuje jeho obsah), Doba uchovávání bude stejná jako doba uchovávání faktury, kterou doplňuje..
To znamená, že pro daňové účely Tuto sadu faktur a dodacích listů musíte uchovávat po dobu nejméně 4 let. ode dne, kdy končí lhůta pro podání odpovídajícího daňového přiznání (například DPH). Pokud to má navíc obchodní důsledky, Doba trvání se prodlouží na 6 let v souladu s obchodním zákoníkem.
Kdy operace ovlivňují investiční statky nebo dlouhodobé odpočty, nebo se týkají kompenzace negativních daňových základů u daně z příjmu právnických osob, mohou být lhůty prodlouženy (až na 10 let nebo na dobu nezbytně nutnou k řádnému prokázání těchto kompenzací).
Pokud jde o formát, předpisy povolují faktury a podpůrné dokumenty, včetně dodacích listů, jsou uchovávány jak v papírové, tak v elektronické podoběDůležité je zaručit, autenticita původu, integrita obsahu a jeho čitelnost po celou dobu konzervace.
Dále je třeba zajistit, aby daňová správa mohla přístup k nim bez zbytečného odkladu pokud si je vyžádáte, ať už proto, že jsou fyzicky archivovány, nebo proto, že jsou k dispozici v počítačovém systému, který umožňuje jejich okamžité vyhledání.
Měli bychom uchovávat i dodací listy, které nejsou povinné?
Ačkoli zákon vyžaduje uchovávání pouze určitých dodacích listů (těch, které tvoří součást faktury s výslovným odkazem), Důrazně se doporučuje uchovávat si zbývající dodací listy, alespoň po přiměřenou dobu. které vznikají při každodenní činnosti.
Na jedné straně jsou tyto dokumenty velmi užitečné pro řešit problémy s dodavateli nebo zákazníkyNesrovnalosti v množství, chyby ve fakturách, vrácení zboží, nároky na náhradu škody atd. Podepsaný dodací list je obvykle prvním konzultovaným důkazem.
Na druhou stranu, v interních auditech nebo účetních kontrolách, Dodací listy pomáhají ověřovat sledovatelnost operací a ověřit, zda faktury přesně odrážejí to, co bylo dodáno nebo přijato.
Mnoho poradců doporučuje jako obezřetnou praxi Všechny dodací listy uchovávejte alespoň do doby, než si budete jisti, že nebudou žádné reklamace ani úpravy na souvisejících fakturách a poté filtrovat pouze ty, které je nutné uchovávat z důvodu zákonné povinnosti.
V každém případě použití software pro fakturaci a správu dokumentů To úkol výrazně usnadňuje: umožňuje propojit každou fakturu s jejími dodacími listy, ať už si je ponecháte všechny, nebo archivujete jen ty nezbytně nutné, a snižuje objem uložených fyzických papírů.
Každý, kdo chápe, co je dodací list, jaké informace by měl obsahovat a v jakých případech se stává klíčovou součástí faktury, Budete moci spravovat své účetní spisy s mnohem větším klidem a bez zbytečného hromadění papírů „pro jistotu“..